Sowohl Internationalität als auch Globalität haben noch nie eine solch große Rolle für Unternehmen gespielt wie heutzutage. Folglich nimmt natürlich die Anzahl an Dienstreisen zu, sodass sie für viele häufig bereits zum Arbeitsalltag gehören.
Bisher wurden für das einhergehende Reisekostenmanagement Papierbögen oder vorgefertigte Excel-Listen verwendet. Allerdings reichen diese Methoden für die zunehmende Regelmäßigkeit und zugleich steigende Komplexität von Geschäftsreisen oftmals nicht mehr aus. Hier kommt der technische Fortschritt ins Spiel, welcher geplant Digitalisierung, in Form des digitalisierten Reisekostenmanagements, zum Einsatz bringt.
Was diese Veränderung für ein Unternehmen genau bedeutet und vor allem welche Vorteile sich daraus ergeben, erfährt man hier.
Das kann man sich unter dem digitalen Reisekostenmanagement vorstellen
Mittels eines digitalen Reisekostenmanagements werden sowohl die Verwaltung als auch die Aufzeichnung von Reisekostenausgaben teilweise bis vollkommen automatisiert. Dafür bedarf es einer Ausgabenverwaltungssoftware, die mit deinem Konto verknüpft wird. Häufig werden zur Software noch weitere Tools bereitgestellt, beziehungsweise lässt sich die Software mit anderen Anwendungen verbinden, wie zum Beispiel:
- Smartphone-App: Diese dient dem Zweck, Belege mit Hilfe einer Handykamera im Handumdrehen online hochzuladen.
- Kreditkarten: Besonders Firmenkreditkarten tragen dazu bei, dass man sämtliche Ausgaben auf einer Dienstreise klar von privaten und geschäftlichen Kosten trennen kann.
- Buchhaltungssystem: Dadurch wird ein nahtloser und sicherer Übergang der Reisekosten-Daten an das Finanzteam garantiert.
Des Weiteren stellt der Einbindungsprozess in der Regel kein großes Problem dar und ebenso der Einschulungsaufwand hält sich sehr in Grenzen.
Vorzüge des digitalen Reisekostenmanagements
Mit der Verwendung des digitalen Reisekostenmanagements erleichtern sich nicht nur viele Prozesse für ein Unternehmen, genauer gesagt für die Dienstreisenden und für die Buchhaltung, sondern es ergeben sich zusätzlich noch einige weitere Vorzüge.
Fehlerreduzierung
Manuelle Abläufe, speziell wenn es um die Dateneingabe geht, sind leider sehr fehleranfällig. Die Folge sind falsche Berechnungen, Überweisungen und Rückerstattungen. Noch dazu kommt, dass Korrekturen wieder viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen, was nicht von Effizienz zeugt. All dies erübrigt sich allerdings dank der automatischen Dateneinlese, was schlussendlich gesehen zu einer verbesserten Genauigkeit der Reisekostenabrechnung führt.
Beschleunigter Freigabeprozesse
Ein weiterer großer Vorteil stellt der schnelle und effiziente Genehmigungsprozess von Kostenanfragen dar. Dabei können Berechtigte in Echtzeit eine Freigabe erteilen, was sich positiv auf einen einwandfreien Workflow auswirkt. Vor allem für Angestellte, die sich auf Dienstreise befinden oder auch remote arbeiten, stellt dies eine große Arbeitsverbesserung dar!
Erhöhte Kontrolle und Transparenz
Sobald vermehrt Dienstreisen innerhalb eines Unternehmens stattfinden, ist es nicht immer so einfach, den Überblick über sämtliche Reiseausgaben zu behalten. Doch dank Echtzeit-Überwachung stellt dies kein Problem mehr dar, wodurch man zugleich eine erhöhte Kontrolle der Finanzen erhält. Zudem können dadurch sofort Limitüberschreitungen und sonstige Verstöße gegen Compliance-Vorschriften erkannt und entsprechende Konsequenzen eingeleitet werden.
Umfassende Analysen
Reisedaten stellen für einen Betrieb wichtige Informationen dar, da sie speziell zur Identifizierung von Trends, als Basis für strategische Entscheidungen, für Budgetplanungen und weitere grundlegende Analysen herangezogen werden können. Je genauer die Daten, desto besser können zukünftig auch Reisebudgets geplant oder besser mit Reisedienstpartner verhandelt werden.
Verbesserte Datensicherheit
Reisekostenmanagementsysteme nutzen zur Gewährleistung der Datensicherheit von sensiblen Informationen verschlüsselte Verbindungen. Besonders im Finanzbereich ist dies von äußerster Wichtigkeit und ist teilweise sogar gesetzlich vorgeschrieben. So muss man sich als Geschäftsführer keine Sorgen mehr machen. Zudem weisen solche Programme auf suspekte durchgeführte Zahlungen hin, was ein Indiz für Kartendiebstahl sein kann, wodurch sich schneller Maßnahmen einleiten lassen.
Um all diese Vorzüge als Unternehmen nutzen zu können, ist es allerdings ausschlaggebend, eine entsprechende Software zu verwenden, die den jeweiligen Bedürfnissen entspricht und aufgrund der vorhandenen Funktionen zu keinen Einschränkungen führt.
Das digitale Reisekostenmanagement zusammengefasst
Mittlerweile gehört das digitale Reisekostenmanagement für zahlreiche Betriebe bereits zu einem unverzichtbaren Tool, welches zu vielen Optimierungen und Vorteilen führt. Nicht nur ist es möglich, es mit bestehenden Softwares zu koppeln, um eine effiziente Gesamtlösung zu haben, sondern es liefert grundsätzlich eine verbesserte Genauigkeit bei der Reisekostenabrechnung als Ergebnis. Dies ist vor allem in Zeiten wie diesen, in denen das Thema Dienstreise an großer Relevanz gewinnt, von äußerster Wichtigkeit, da sich sowohl die Geschäftsreisenden selbst als auch die Buchhaltung folglich viel Arbeit und Zeit sparen können. Des Weiteren führt die digitale Lösung zu einer geringeren Fehleranfälligkeit, beschleunigten Prozessen, einer erhöhten Transparenz samt Kontrolle, detaillierteren Analysefunktionen und zu vielen weiteren Vorzügen!